Étape 4 : Remplir le Formulaire de suivi des élèves

Le Formulaire de suivi des élèves du PPCE, qui dresse la liste de tous les élèves de la classe sélectionnée, est très important pour le déploiement de l’évaluation. L’administratrice ou l’administrateur de test doit remplir le formulaire le jour de l’évaluation.

Lorsque le CMEC reçoit les données d’évaluation, l’information inscrite sur le Formulaire de suivi des élèves est comparée avec les données d’évaluation téléversées pour chaque élève, à des fins de vérification. Quelqu’un communiquera avec l’école si de l’information est manquante ou incorrecte.

 

Visionnez cette vidéo pour en savoir plus sur la façon de remplir le Formulaire de suivi des élèves.

Cliquez ici pour examiner un exemple d'un Formulaire de suivi des élèves rempli.

Vous devez remplir les colonnes suivantes du Formulaire de suivi des élèves (veuillez noter que vous n’avez pas à remplir les colonnes « Date de naissance » et « Sexe ») :

 

Besoins éducatifs spéciaux (BES)

L’information fournie par l’école dans le Formulaire d’identification des élèves relativement aux élèves ayant des BES doit aussi apparaître dans la colonne prévue à cet effet du Formulaire de suivi des élèves. Les codes de BES doivent être mis à jour si la situation d’un élève a changé. Veuillez consulter la section Élèves ayant des besoins éducatifs spéciaux pour connaître la liste des codes de BES et des adaptations permises.

 

Code de participation

La colonne qui sert à consigner le code de participation des élèves est divisée en deux sections, l’une pour la « Séance ordinaire » et l’autre pour la « Séance de rattrapage ». Ces colonnes sont elles aussi divisées en deux, l’une pour le test, l’autre pour le Questionnaire de l’élève. Les colonnes « Test » et « Questionnaire » sous « Séance ordinaire » doivent comporter un code de participation pour chaque élève.

Si un élève doit partir tôt ou arrive en retard, la section correspondante de l’évaluation (test ou questionnaire) doit indiquer que l’élève était présent.

Lorsqu’une séance de rattrapage est organisée, les colonnes « Test » et « Questionnaire » sous « Séance de rattrapage » doivent aussi être remplies pour chaque élève qui était absent au moment de la séance ordinaire.

Les codes de participation sont les suivants :

  Code 1   L’élève était absent de la séance.
  Code 1A   L’élève était absent parce qu’il était temporairement en apprentissage à distance.
  Code 1B   L’élève était absent en raison du manque d’adaptations appropriées.
  Code 2   L’élève a participé à la séance.
  Code 2A   L’élève a participé à la séance avec une adaptation spéciale.
  Code 2B   L’élève a partiellement participé à la séance (il est arrivé en retard ou est parti plus tôt).
  Code 2C   L’élève a participé à la séance, mais a éprouvé des difficultés techniques (panne d’Internet).
  Code 3  L’élève n’est plus inscrit dans cette école/classe.
  Code 4   L’élève n’est pas dans un niveau scolaire visé (p. ex., 8e année/2e secondaire).
  Code 5   L’élève est inscrit de façon permanente à l’apprentissage à distance pour l’année scolaire 2022-2023.
  Code 6  Les parents ont refusé que l’élève participe.
  Code 7  Autre, veuillez préciser.

 

Numéro de séance

Le numéro de séance doit être consigné pour chaque élève ayant participé. Plus d’une séance peut être déployée pour évaluer tous les élèves d’une classe. Le numéro de séance sert à indiquer la séance de test à laquelle chaque élève a participé. Le numéro de séance pour les élèves qui ont participé à la séance ordinaire initiale est « 1 »; le numéro de séance pour les élèves qui ont participé à une séance subséquente, que ce soit une séance ordinaire ou une séance de rattrapage, est « 2 ».

 

Date

Inscrivez la date du déploiement de l’évaluation pour chaque élève ayant participé. Si un élève a participé à une séance de rattrapage, la date inscrite pour cet élève doit être celle de la séance de rattrapage. Veuillez vous assurer de consigner les dates de façon précise afin de refléter la date réelle du déploiement de l’évaluation.

 

Nouveaux élèves dans la classe

Il est possible qu’un nouvel élève, dont le nom n’a pas été soumis dans le Formulaire d’identification des élèves, participe à l’évaluation. Avant d’ouvrir une session, l’administratrice ou l’administrateur de test devra lui fournir l’un des trois exemplaires supplémentaires du Formulaire d’ouverture de session de l’élève inclus dans le dossier « Formulaire d’ouverture de session de l’élève », reçu par courriel. (Les trois derniers formulaires d’ouverture de session de ce dossier sont anonymes et sont fournis pour les nouveaux élèves.)

Vous devrez ajouter chaque nouvel élève au Formulaire de suivi des élèves. Sur le Formulaire de suivi des élèves, veuillez inscrire le nom de l’élève ainsi que sa date de naissance et son sexe à côté du numéro de ligne qui correspond au numéro de ligne de leur Formulaire d’ouverture de session de l’élève. Ce numéro se trouve en haut du Formulaire d’ouverture de session de l’élève. Par exemple, si le numéro de ligne du nouvel élève est 11 sur le Formulaire d’ouverture de session de l’élève, inscrivez alors son nom, sa date de naissance et son sexe à la ligne 11 du Formulaire de suivi des élèves. Le numéro de ligne doit être le même dans les deux formulaires. (Vous n’avez pas à repérer le numéro provincial du nouvel élève.)