Étape 4 : Remplir le Formulaire de suivi des élèves

Le Formulaire de suivi des élèves dresse la liste de tous les élèves de la classe sélectionnée. Sur ce formulaire, l’administratrice ou l’administrateur de test consigne la participation des élèves à l’évaluation et au questionnaire. Ce formulaire doit être rempli en ligne pour déterminer le taux de participation des élèves et si une séance de rattrapage est nécessaire. Pour plus de commodité, l’administratrice ou l’administrateur de test peut d’abord remplir le Formulaire de suivi des élèves sur papier, puis transférer les données au formulaire en ligne après la séance.

Pour accéder au formulaire en ligne :

  1. rendez-vous au site Web principal du PPCE;
  2. cliquez sur le bouton « Formulaire de suivi des élèves »;
  3.  saisissez le numéro d’identification de l’école (numéro à quatre chiffres) et le mot de passe;
  4. sélectionnez le numéro d’identification de classe approprié pour votre déploiement à partir du menu déroulant;
  5.  remplissez le formulaire comme il se doit.

Lorsque le CMEC reçoit les données du PPCE, l’information inscrite sur le Formulaire de suivi des élèves est comparée aux données du PPCE pour chaque élève, à des fins de vérification. Quelqu’un communiquera avec l’école si de l’information est manquante ou incorrecte.

Cliquez ici pour examiner un exemple d'un Formulaire de suivi des élèves rempli.

Pour chaque élève identifié dans le Formulaire d’identification des élèves, le Formulaire de suivi des élèves sera rempli au préalable avec la date de naissance, le sexe, la langue du test, le ou les codes d’adaptation (le cas échéant) et le ou les codes de besoins éducatifs spéciaux (BES) [le cas échéant]. Les colonnes suivantes du Formulaire de suivi des élèves doivent être remplies :

Code d’adaptation

Le cas échéant, vérifiez le ou les codes d’adaptation respectifs de tous les élèves concernés; ces codes doivent refléter l’information que l’école a fournie précédemment concernant chacun de ces élèves. Si les besoins d’un élève ont changé en ce qui concerne les adaptations, le ou les codes correspondants doivent être mis à jour. Tous les élèves utilisant une ou plusieurs des adaptations disponibles doivent recevoir un code de participation 2A sur le Formulaire de suivi des élèves. Pour de l’information détaillée sur l’admissibilité et les types d’adaptations individualisées, veuillez consulter la section « Adaptations ».

Code de besoins éducatifs spéciaux (BES)

Vérifiez le ou les codes de BES respectifs de tous les élèves concernés; ces codes doivent refléter l’information que l’école a fournie précédemment pour chaque élève. Si les besoins d’un élève ont changé en ce qui concerne les BES, le ou les codes correspondants doivent être mis à jour. Veuillez consulter la section « besoins éducatifs spéciaux » pour connaître la liste des codes de BES.

Code de participation

La colonne qui sert à consigner le code de participation des élèves est divisée en deux sections, l’une pour la « Séance ordinaire » et l’autre pour la « Séance de rattrapage ». Ces colonnes sont elles aussi divisées en deux, l’une pour l’évaluation, l’autre pour le questionnaire. Les colonnes « Évaluation » et « Questionnaire » sous « Séance ordinaire » doivent comporter un code de participation pour chaque élève. Lorsqu’une séance de rattrapage est organisée, les colonnes « Évaluation » et « Questionnaire » sous « Séance de rattrapage » doivent aussi être remplies pour chaque élève qui était absent au moment de la séance ordinaire.

Les codes de participation sont les suivants :

  Code 1   L’élève était absent de la séance.
  Code 1A L’élève était absent en raison du manque d’adaptations appropriées.
  Code 2   L’élève a participé à la séance.
  Code 2A   L’élève a participé à la séance avec une ou des adaptations.
  Code 2B   L’élève a partiellement participé à la séance (il est arrivé en retard ou est parti plus tôt).
  Code 2C   L’élève a participé à la séance, mais a éprouvé des difficultés techniques (panne d’Internet).
  Code 3  L’élève n’est plus inscrit dans cette école/classe.
  Code 4   L’élève n’est pas dans un niveau scolaire visé (p. ex., 8e année/2e secondaire).
  Code 5   L’élève est inscrit de façon permanente à l’apprentissage à distance pour l’année scolaire 2022-2023.
  Code 6  Les parents ont refusé que l’élève participe.

Numéro de séance

Le numéro de séance doit être consigné pour chaque élève ayant participé à l’évaluation. Plus d’une séance peut être déployée pour évaluer tous les élèves d’une classe. Le numéro de séance sert à indiquer l’ordre chronologique dans lequel chaque séance s’est déroulée. Par exemple, le numéro de séance pour les élèves qui ont participé à la séance ordinaire initiale est « 1 »; le numéro de séance pour les élèves qui ont participé à une séance subséquente, que ce soit une séance ordinaire ou une séance de rattrapage, est « 2 ».

Date

Inscrivez la date du déploiement de l’évaluation pour chaque élève ayant participé. Si un élève a participé à une séance de rattrapage, la date inscrite pour cet élève doit être celle de la séance de rattrapage. Veuillez vous assurer de consigner les dates de façon précise afin de refléter la date réelle du déploiement de l’évaluation.

Nouveaux élèves dans la classe

Il est possible qu’un nouvel élève, dont le nom n’a pas été soumis dans le Formulaire d’identification des élèves, participe à l’évaluation. L’administratrice ou l’administrateur de test peut fournir à tout nouvel élève l’un des trois exemplaires supplémentaires du Formulaire d’ouverture de session de l’élève inclus dans le dossier « Formulaire d’ouverture de session de l’élève », reçu par courriel. Les trois derniers formulaires d’ouverture de session de ce dossier sont anonymes et sont fournis pour les nouveaux élèves.

Les renseignements sur chaque nouvel élève devront être ajoutés manuellement au Formulaire de suivi des élèves. Sur le Formulaire de suivi des élèves, veuillez inscrire le nom de l’élève ainsi que sa date de naissance et son sexe à côté du numéro de ligne qui correspond au numéro de ligne de leur Formulaire d’ouverture de session de l’élève. Ce numéro se trouve en haut du Formulaire d’ouverture de session de l’élève. Par exemple, si le numéro de ligne du nouvel élève est 11 sur le Formulaire d’ouverture de session de l’élève, inscrivez alors son nom, sa date de naissance et son sexe à la ligne 11 du Formulaire de suivi des élèves. Le numéro de ligne doit être le même dans le Formulaire d’ouverture de session de l’élève et le Formulaire de suivi des élèves. (Vous n’avez pas à repérer le numéro provincial du nouvel élève.)